Client Onboarding Portal
Una distribuidora de insumos industriales con 40 empleados y tres sucursales en la provincia de Córdoba nos pidió ayuda para ordenar la incorporación de nuevos clientes. El proceso dependía de planillas sueltas, correos internos y la memoria del equipo comercial. Cada alta implicaba entre cinco y siete días hábiles, y los errores de carga se repetían porque no existía un criterio único para registrar la información.
El objetivo era claro: reducir el tiempo de alta, eliminar pasos duplicados y dejar un registro auditable de cada gestión. Trabajamos junto a la gerencia comercial y el área de administración para mapear el flujo real, desde la primera visita del vendedor hasta la habilitación del cliente en el sistema de facturación.
Qué hicimos
El proyecto se dividió en tres fases. Primero, un relevamiento de las tareas que intervenían en el alta y una medición de los tiempos reales por etapa. Después, el diseño de un flujo único con responsables definidos y puntos de control. Por último, la implementación de un portal de onboarding donde el equipo comercial carga la documentación, el área administrativa valida los datos y la gerencia aprueba la habilitación.
- Relevamiento de 23 tareas involucradas en el alta de clientes y medición de tiempos por etapa.
- Definición de un flujo único con responsables y puntos de control para cada tipo de cliente.
- Implementación de un portal interno con estados visibles: pendiente, en revisión, aprobado y rechazado.
- Capacitación al equipo comercial y administrativo en el uso del nuevo proceso.
Resultados
El tiempo promedio de alta pasó de seis días hábiles a dos. La documentación incompleta dejó de ser un problema recurrente porque el portal exige los campos obligatorios antes de enviar el trámite. El equipo administrativo recuperó aproximadamente ocho horas semanales que antes dedicaba a perseguir datos por correo o teléfono.
El cambio más importante fue cultural: el proceso dejó de depender de acuerdos informales y ahora tiene un registro claro de cada gestión. La gerencia puede ver en tiempo real cuántos clientes están en proceso de alta y detectar cuellos de botella antes de que afecten la operación.
El portal se mantiene con el equipo interno de sistemas. Nosotros dejamos documentado el flujo, los criterios de validación y un manual de uso para nuevas incorporaciones. El seguimiento posterior se limitó a dos revisiones mensuales durante el primer trimestre.